Archivo Histórico del CCH

Norma ISAD(G)

Norma Internacional General de Descripción Archivística

Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo.

Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.

La norma tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

Finalidades

  • Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.
  • Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.
  • Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.

Historia

1988, Ottawa: Se forma un grupo de trabajo para concretar el proyecto de normalización internacional de la descripción archivística.

1990, Alemania: Se realiza un análisis comparativo de tres estándares nacionales que se desarrollan en los años ochentas: Archives, personal papers and manuscripts (APPM, Estados Unidos), A manual for archival description (MAD, Reino Unido), Rules for archival description (RAD, Canadá).

1992, Madrid: Se decide ponerlo en circulación para su comentario por la comunidad archivística internacional, distribuyéndolo como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Montreal.

1993: Se examina y revisa nuevamente el texto de la norma, para publicarla este año con apoyo financiero de la UNESCO.

1999, Estocolmo: El comité sobre normas de descripción aprueba la segunda edición de la norma ISAD (G), tras cinco años de prueba y recogida de propuestas y sugerencias.

Sistema de Descripción Documental (SDD)

Está basado en la ISAD(G), en estándares nacionales e internacionales, cumple con las finalidades previstas por la ISAD(G).

Permite obtener reportes para los lineamientos para la organización, descripción y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Distribución sin costo para los archivos mexicanos

Estructura

La norma determina la representación de la información mediante 26 elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. Estos elementos se hallan agrupados en siete áreas de información descriptiva.

Área Recoge Elementos de descripción
1. Área de identificación Información esencial para identificar a la unidad de descripción Código de referencia
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen y soporte de la unidad de descripción
2. Área de contexto Información acerca del origen y custodia de la unidad de descripción Nombre de los productores
Historia institucional/ Reseña biográfica
Historia archivística
Forma de ingreso
3. Área de contenido y estructura Información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción Alcance y contenido
Valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
Organización
4. Área de condiciones de acceso y uso Información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
Lengua/escritura(s) de los documentos
Características físicas y requisitos técnicos
Instrumentos de descripción
5. Área de documentación asociada Información acerca de los materiales que tengan una relación importante con la unidad de descripción Existencia y localización de los documentos originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicaciones
6. Área de notas Información especializada que no se puede acomodar en ninguna de las otras áreas. Notas
7. Área de control de descripción Información sobre cómo, cuándo y por quién se ha preparado la descripción archivística Nota del archivero
Reglas o normas
Fecha de la descripción

Niveles de descripción

La variabilidad con respecto a los niveles de descripción se halla solventada mediante la utilización de las denominadas reglas de descripción multinivel. La descripción multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debería representarse en una sola descripción, usando los elementos adecuados de descripción. Si fuera necesario describir las partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas jerárquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas.

Reglas de descripción multinivel

Descripción de lo general a lo particular

Representar las descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico. Es decir:

  • En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo.
  • En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se están describiendo.

Información pertinente para el nivel de descripción

Proporcionar sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo. Ejemplo: No dar información detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un fondo.

Vinculación de los descriptores

Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción.

No repetición de información

Incluir la información común a todas las partes en el nivel más alto que sea adecuado. No repetir en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto.

Elementos a incluir en una descripción

Cantidad y calidad

El número de elementos que debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos contemplados en estas reglas generales, aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos.

Intercambio de información

Las posibilidades para el intercambio internacional de información descriptiva están contempladas en la propia norma, ya que de los elementos disponibles, sólo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio.

Puntos de acceso

Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. A fin de asegurar el valor de los puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF). Esta norma permite contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor.

Código de referencia

Objetivo, identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.

Regla ISAD: Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos:

El código del país según la última versión de la ISO 3166, códigos para la representación de los nombres de los países; el código del Archivo según la norma nacional de códigos de archivos u otro identificador único de su ubicación;

El código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único.

Regla AGN: Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos:

El código del país según la última versión de la ISO 3166-1 Códigos para la representación de los nombres de los países; el código del estado de la República mexicana según norma INEGI; el código de la delegación o municipio según norma INEGI y el acrónimo del archivo.