Características

A) Introducción

El Colegio de Ciencias y Humanidades, como todas y cada una de las dependencias de la Universidad Nacional, a lo largo de su vida institucional ha generado una cantidad importante de documentos bajo la forma de los trámites de la gestión académico-administrativa, de la vida académica, como testimonio legal de los acuerdos tomados por los cuerpos colegiados y las instancias de dirección, de las transformaciones estructurales en la vida institucional y académica, que forman parte de los archivos, así como documentos de trabajo, que son resguardados en archiveros, anaqueles, estantes o cajas de “archivo muerto” y son depositados masivamente en algún lugar o, en muchas ocasiones, han sido desechados por considerar que ya no tienen importancia o valor alguno.

Un problema común en las dependencias universitarias y, por consecuencia natural, en los archivos de las mismas, es la acumulación innecesaria de documentos, debido a la guarda indiscriminada de éstos. Por lo anterior, se propone establecer en el Colegio de Ciencias y Humanidades, normas mínimas de conservación, valoración, selección y depuración, calendarios de vigencia respecto de los valores legal, testimonial e histórico de los documentos, mecanismos establecidos para la transferencia y flujo de acervos documentales de un archivo a otro y, mediante estas acciones contribuir a resolver la falta de espacios, agilizar la búsqueda rápida y eficiente de información evitando la demora en los trámites.

Por otra parte, evitar la pérdida irreparable de documentos con valor legal, testimonial ó histórico, al eliminar o desechar documentos indiscriminadamente.

La información generada a través del tiempo forma parte del patrimonio cultural, como un testimonio del quehacer universitario y en particular de la historia vivida por el Colegio. De esto da cuenta el “Acuerdo para la protección, uso y conservación del patrimonio histórico de la UNAM”, expedido por el ex rector Jorge Carpízo, publicado en diciembre de 1988.

Al recapacitar sobre lo que se ha realizado en materia de archivos, sobre todo, en las tareas pendientes para hacer más funcional y eficiente el resguardo, manejo y transferencia de documentos y archivos al interior del Colegio, es imprescindible la creación de un Sistema de Archivos del Colegio de Ciencias y Humanidades, que atienda esta problemática de manera integral.

El Sistema de Archivos del CCH es un conjunto funcional de lineamientos y procedimientos reglamentados y de unidades archivísticas que, en permanente relación y coordinación, atiende lo concerniente a los documentos y todo tipo de materiales testimoniales producidos por la institución, en su quehacer académico y académico-administrativo.

B) Objetivos

Incluir los archivos de todas y cada una de las instancias de la dirección, planteles, secretarías y departamentos del Colegio.
Regular la protección de los documentos, testimonios gráficos, fotográficos y de cualquier otro tipo, generados por la institución. Deber al que está sujeto todo el personal adscrito al Colegio de Ciencias y Humanidades, independientemente de su nombramiento, funciones, rango y responsabilidades.
Definir y establecer los objetivos, composición, lineamientos y normas de administración archivística, con la finalidad de cuidar y preservar el patrimonio documental del Colegio.

C) Composición

El Sistema de Archivos del CCH estará conformado por:

El Comité Técnico del Sistema de Archivos
El Archivo Histórico
El Archivo Fotográfico Roberto Contreras Ordaz
El Archivo del Consejo Técnico
Los archivos centrales de cada uno de los planteles y de la Dirección General del Colegio
Los archivos de las secretarías de la Dirección General
Los archivos que establezcan los departamentos académicos de la Dirección General
Los archivos que estén relacionados con la vida institucional del CCH

D) Funciones

E) Pertinencia

Es fundamental la normatividad jurídica y administrativa tanto del Sistema como de los archivos que lo integren.
La existencia formal dentro del organigrama del Colegio, permitirá la adecuada interrelación con todas las áreas integrantes de nuestra institución y la regulación de la administración documental desde sus instancias generadoras.
Un Sistema de Archivos en el Colegio de Ciencias y Humanidades posibilitará la relación formal en materia de administración de archivos con las dependencias universitarias; por ejemplo, el Archivo Histórico de la Universidad, el Archivo General de la Universidad y aquellas que se generen con semejante propósito.
La existencia de un Sistema de Archivos del CCH permitirá asimismo la intercomunicación con el Archivo General de la Nación, entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.